Office 365: het virtuele kantoor met al je documenten en e-mail onder één dak!

Office 365 - 18 oktober 2019 - door Laurens Zeevalk

Je bent druk met je onderneming en hebt daardoor geen tijd om je zorgen te maken over de opslag van je documenten en je e-mail. Daarnaast wil je natuurlijk altijd je documenten en e-mails bij de hand hebben en wil je graag gebruik kunnen maken van de Office 365 toepassingen zoals Word, Excel, PowerPoint, Access en Outlook. De oplossing hiervoor is Office 365.

Waarom kiezen voor Office 365?

Het voordeel van Office 365 is dat alle documenten en e-mails opgeslagen worden in de Cloud. Hierdoor heb je dus toegang tot je bestanden op verschillende apparaten en locaties. Daarnaast krijg je ook de beschikking over OneDrive. OneDrive is een online opslaglocatie voor je documenten waar je tot maximaal 1000GB aan bestanden kunt opslaan. Welk apparaat je ook gebruikt, via OneDrive heb je altijd een centrale toegang tot al je bestanden met alle apparaten. Handig als je snel een document wil inzien in bijvoorbeeld een vergadering.

Werkt Office 365 samen met mijn huidige mail?

Maak je nog gebruik van een traditioneel e-mailadres via IMAP of POP3? Dan is overstappen naar Office 365 zeker de moeite waard. Je kunt controleren of je gebruik maakt van POP3 of IMAP door in je e-mailprogramma te gaan naar ‘accounts’.

Het nadeel van het POP3 protocol is dat de e-mail vanaf de server op de lokale computer wordt opgeslagen en vervolgens wordt verwijderd. Het is dus niet mogelijk om met meerdere gebruikers e-mail op te halen. De e-mail staat dan dus op het ene of op het andere apparaat.

Met het IMAP protocol daarentegen blijven alle e-mails op de server staan. Het kan daardoor voorkomen dat je mailbox, naarmate de tijd vordert, tegen zijn limiet aanloopt. De mailbox van Office 365 heeft een opslagruimte van 50GB, deze is aanzienlijk groter dan bij de internetproviders waardoor je geen zorgen hoeft te maken over het limiet.

Gebruik je op dit moment POP3 of IMAP e-mail bij je huidige hosting provider met een domeinnaam en wil je overstappen naar Office 365? Dat kan! Met een handige tool via het Office 365 beheerscherm is het mogelijk om de huidige inhoud van je mailbox in één keer te synchroniseren met de Office 365 mailbox. Nadat de synchronisatie is voltooid kunnen de MX records (instellingen voor het ontvangen van e-mail) van je domeinnaam worden omgezet naar die van Office 365 en lopen de e-mails voortaan via de nieuwe omgeving.

Onze servicedesk geeft ondersteuning bij de installatie van Office 365 en geeft een korte demonstratie van de mogelijkheden.

De verschillende abonnementen

Office 365 is bij Argeweb onderverdeeld in twee verschillende categorieën met daarin verschillende pakketten. De onderverdeling zit in de Business en Enterprise editie. De Business editie is geschikt voor kleine bedrijven en de Enterprise editie voor bedrijven die beschikken over geavanceerde toepassingen.

Een voorbeeld hiervan: het is met de Business editie niet toegestaan om plug-ins of add-ons te gebruiken. In het kort uitgelegd is dus een koppeling met een boekhoudprogramma, CRM of een andere bedrijfstoepassing niet toegestaan. Binnen geavanceerde bedrijfsnetwerken wordt er vaak gebruik gemaakt van bepaalde ‘policies’ op serverniveau zodat de systeembeheerder kan bepalen wat een gebruiker wel of niet mag uitvoeren. Bij de Business editie worden deze policies niet ondersteund.

Verder zit er nog verschil in de pakketten. Zo is het bij het Essential pakket van de Business versie niet mogelijk om gebruik te maken de desktopversies van Office en de Outlook licentie, dit is ook het geval bij de Enterprise E1 versie. Wil je meer weten over de verschillende versies bekijk dan Office 365 Business of Office 365 Enterprise.

Nog een groot voordeel, een centrale agenda

Binnen Outlook is het mogelijk om een agenda aan te maken die te benaderen is via verschillende apparaten. Mocht je dus een afspraak inplannen via de Outlook app op je smartphone, dan is deze dus ook te zien in de Outlook software op je laptop, de webbased agenda, maar ook via de app op je tablet. Van welk apparaat je dus ook gebruik maakt, overal heb je een centrale agenda. Wacht niet langer en ervaar de voordelen van het werken met Office 365!









Reacties zijn gesloten.