5 tips voor een succesvolle migratie naar Hosted Exchange

Geplaatst op door Argeweb

Steeds meer bedrijven zien het voordeel van Hosted Exchange ten opzicht van een Exchange server op locatie. In mijn functie bij Argeweb Online Services heb ik de afgelopen periode dan ook steeds meer migraties zien plaatsvinden. Voor mensen die zich nog laten tegenhouden uit angst voor de migratie heb ik hieronder 5 stappen uitgewerkt die zorgen voor een succesvolle migratie naar Hosted Exchange. Ik ga hierbij niet in op de techniek, maar op de praktische en organisatorische zaken die je tegen zult komen.

Info over de keuze en afwegingen voor Hosted Exchange vind je in mijn blog: De keuzes en mogelijkheden voor zakelijke e-mail.

1. Vooraf
Allereerst moeten alle nieuwe Hosted Exchange gebruikers aangemaakt zijn met bijbehorende rechten. Op deze manier staat er alvast een nieuwe, nog niet actieve, situatie gereed.

2. Kies een geschikte datum
Daarna moet er een datum gekozen worden, waarop de overgang plaatsvindt van de huidige situatie naar de Hosted Exchange omgeving. Vanzelfsprekend moeten de gebruikers hier zo min mogelijk last van hebben. Een dag zonder e-mail leidt namelijk ongetwijfeld tot een aantal paniekaanvallen binnen de organisatie.

Ondanks dat iedereen altijd en overal met e-mail bezig is, is het weekend nog steeds de beste keuze om een migratie uit te voeren. Gebruikers kunnen over het algemeen wel even zonder hun oude e-mail, maar nieuwe e-mails moeten altijd binnen blijven komen.  Dit moet dan ook centraal staan bij de migratie. Het beste omslagpunt is over het algemeen op vrijdagmiddag na werktijd. Terwijl de weekendborrel aan de gang is, vindt de overgang plaats naar de nieuwe Hosted Exchange omgeving.

3. Het omslagpunt
Normaal gesproken gebeurt dat door de DNS van de domeinnaam aan te passen. Afhankelijk van de TTL (Time To Live) van het DNS record vindt de omschakeling dan binnen een bepaalde tijd plaats. Het is aan te raden om de TTL van de DNS vooraf alvast laag te zetten. Door de TTL op 617 te zetten, is de wijziging in tien minuten actief.

In het meest gunstige geval kunnen alle instellingen voor de gebruikers gelijk blijven, zodat er niets aangepast hoeft te worden in e-mail cliënts zoals een desktop, laptop of mobiele telefoon. Als dit niet mogelijk is dan moeten de nieuwe accounts vooraf ingesteld worden bij de gebruikers door de systeembeheerder.  Of de gebruikers moeten vooraf op de hoogte gesteld worden hoe ze zelf na het omslagpunt het nieuwe account kunnen instellen. Dit laatste levert waarschijnlijk veel vragen op van gebruikers die niet gewend zijn om zelf een e-mail account in te stellen.

4. Oude e-mail importeren
Nadat het omslagpunt heeft plaatsgevonden, kunnen de gebruikers hun nieuwe e-mail ophalen met hun Hosted Exchange account. Ze ontvangen alleen de nieuwe e-mail. De e-mail in de oude omgeving is op dat moment nog niet beschikbaar. De systeembeheerder kan de vrijdagavond gebruiken om een export te maken van de oude e-mail. Zo’n export kan gemaakt worden met een eenvoudige optie, die in Microsoft Outlook zit. Outlook maakt een zogenaamd PST-bestand van de oud e-mail.

De zaterdag daarna kan dan de import van de oude e-mail in de nieuwe Hosted Exchange accounts van de gebruikers plaatsvinden. Ook hiervoor zit een optie in Microsoft Outlook. Omdat Hosted Exchange een online dienst is, wordt de import van de e-mail geüpload naar de Hosted Exchange server van de provider. Het uploaden van alle imports kan nogal wat tijd in beslag nemen. Bij grotere hoeveelheden data is het daarom aan te raden om afspraken te maken met de aanbieder van de Hosted Exchange dienst. Vaak zijn er mogelijkheden om de imports eenmalig handmatig te plaatsen.

De klant levert dan bijvoorbeeld een mobiele harde schijf aan met alle exports. Een medewerker van de aanbieder brengt de harde schijf naar het datacenter en koppelt deze aan de Hosted Exchange omgeving. Op deze manier kan de e-mail één op één geïmporteerd worden naar de server. Over het algemeen worden hier wel arbeidsuren voor gefactureerd, maar er wordt voorkomen dat de oude e-mail nog dagenlang aan het uploaden is naar de Hosted Exchange accounts.

In de loop van zaterdag krijgen de gebruikers dus langzaam ook weer de beschikking over hun oude e-mail. Hoe lang de import precies duurt is afhankelijk van de hoeveelheid data en de structuur hiervan. Het importeren van een grote hoeveelheid kleine bestanden duurt over het algemeen langer dan het importeren van een kleine hoeveelheid grote bestanden.

5. Gebruikers vooraf op de hoogte stellen
Cruciaal voor een succesvolle migratie is de mate waarin de gebruikers vooraf op de hoogte worden gesteld van de veranderingen. Een goede migratie met slecht geïnformeerde gebruikers levert alsnog veel problemen op. Stel de gebruikers dus ruim op tijd en compleet op de hoogte. Neem hierbij de verantwoordelijkheid dat de gebruikers dit echt tot zich nemen. Een boekwerk van tweehonderd pagina’s wordt door niemand gelezen. Hou het dus kort en krachtig. Een korte presentatie aan de gebruikers is ook een goed idee.

Succesvol migreren
Door de bovenstaande stappen aan te houden kun je een succesvolle migratie naar Hosted Exchange organiseren. Gebruikers blijven hun nieuwe e-mail gewoon ontvangen. De oude e-mail is alleen vrijdagavond en in het begin van zaterdag even niet te benaderen. In de loop van zaterdag is ook de oude e-mail weer te uit te lezen. De zondag kan gebruikt worden om eventuele onvoorziene problemen op te lossen. Op maandagochtend, als het gebruik weer intensiever wordt, kan iedereen dan zeker probleemloos gebruik maken van de vernieuwde omgeving!




Geef een reactie

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *